So funktioniert StabsPost

StabsPost ist der Nachrichtenvordruck (vierfach) am Bildschirm. Statt Zettel und Durchschlag läuft jede Nachricht digital vom Verfasser über den Sichter zu den Bearbeitern. Jeder Schritt wird mit Uhrzeit und Name festgehalten.

Anmelden

Sitzungscode und Passwort eingeben. Beides bekommst du von der Technischen Einsatzleitung.
Deinen Namen und dein Handzeichen eintragen. Das Handzeichen (Hdz.) ist dein Kürzel, zum Beispiel „MÜ“ für Müller. Es steht später überall, wo du etwas abgezeichnet hast.
Wenn du einen festen Rufnamen hast (vor allem Fernmeldestelle / IuK), trag ihn bei „Eigener Rufname“ ein. Er wird dann automatisch als Absender gesetzt. Ändern geht später oben über den Knopf „Rufname“.
Deine Funktion wählen. Du siehst danach nur das Postfach dieser Funktion.

Wechselst du die Funktion oder übergibst an die Ablösung: oben „Funktion wechseln“ bzw. „Abmelden“. Die Ablösung meldet sich mit eigenem Namen an. So bleibt nachvollziehbar, wer was gemacht hat.

Beim ersten Mal unten auf den gelben Hinweis tippen. Erst dann darf der Browser den Ton für neue Nachrichten abspielen.

Weg einer Nachricht

Eingang (von außen in den Stab)

Fernmeldestelle nimmt aufSichter quittiert und verteiltBearbeiter im Stab

Ausgang (vom Stab nach außen)

Verfasser schreibtSichter prüft und quittiertFernmeldestelle befördertQuittung zurück an Verfasser

Gesprächsnotiz (innerhalb des Stabs)

Verfasser schreibtSichter verteiltBearbeiter im Stab

Wer bekommt welches Blatt

Blatt	Eingang / Gesprächsnotiz	Ausgang
1 weiß	federführender Bearbeiter	bleibt beim Verfasser
2 grün	weitere Bearbeiter zur Kenntnis	Ausgangsquittung an den Verfasser nach der Beförderung
3 rot	S2 für die Lage	S2 für die Lage
4 gelb	Ablage / Nachweisung	Ablage / Nachweisung

Was gehört in welches Feld

Der Vordruck hat drei Abschnitte. Als Verfasser füllst du nur den mittleren aus. Die anderen beiden erledigen Fernmeldestelle und Sichter, vieles davon trägt das System selbst ein.

Fernmeldestelle

Telefon, Funk, Fax, DFÜ, Melder: Wie die Nachricht reinkam bzw. rausging. DFÜ ist Datenübertragung, also E-Mail oder digital. Melder heißt, jemand hat einen Zettel persönlich gebracht.
Aufnahmevermerk: Beim Eingang automatisch: Datum, Uhrzeit und Hdz. der Person an der Fm-Stelle.
Annahmevermerk: Beim Ausgang: Die Fm-Stelle hat die Nachricht übernommen. Wird per Knopf gesetzt.
Beförderungsvermerk: Beim Ausgang: Die Nachricht ist tatsächlich raus. Wird per Knopf gesetzt.
Rufname: Funkrufname der Gegenstelle, also von wem du die Nachricht empfangen hast bzw. an wen du sie sendest, zum Beispiel „Florian Güsten 54-1“. Nicht dein eigener Rufname: Wer aufgenommen hat, steht über dein Handzeichen im Aufnahmevermerk.
Spruchkopf: Nur wenn im Funkverkehr ein Spruchkopf verwendet wurde, zum Beispiel eine Spruchnummer. Sonst leer lassen.
Nachweisung Nr.: Laufende Nummer, vergibt das System. E für Eingang, A für Ausgang, G für Gesprächsnotiz. Mit dieser Nummer findet man jede Nachricht wieder.

Verfasser / Auftraggeber

Übermittlungsweg: Beim Ausgang: wie die Nachricht raus soll. Kein Wunsch? Funk lassen, die Fm-Stelle wählt notfalls einen anderen Weg.
Vorrangstufe: Wie dringend die Nachricht ist, siehe Vorrangstufen. Im Zweifel Einfach.
Empfänger / Anschrift: An wen die Nachricht geht. Dienststelle oder Funktion statt Personennamen, also „EAL Nord“, „Leitstelle“, „Pressestelle Landkreis“, nicht „Herr Schulze“. Bei einer Gesprächsnotiz ist das ein Vorschlag, der Sichter entscheidet.
Rufnummer: Nur wenn per Telefon oder Fax übermittelt werden soll bzw. Rückrufe nötig sind.
Gesprächsnotiz: Haken setzen, wenn die Nachricht im Stab bleibt. Ohne Haken ist es ein Ausgang nach außen.
Nachricht: Der eigentliche Inhalt. Kurz, eindeutig und ohne Abkürzungen, die nicht jeder kennt. Bei Meldungen hilft das Schema: Was ist passiert? Wann? Wo genau? Was wurde veranlasst? Was wird gebraucht? Rot unterstrichene Wörter sind Tippfehler, Rechtsklick zeigt Vorschläge.
Absender: Datum, Uhrzeit: Setzt das System beim Absenden.
Absender: Anschrift, Einheit, Org.: Von wem die Nachricht kommt. Ist mit deinem eigenen Rufnamen vorausgefüllt, ohne Rufnamen mit Funktion und Einsatz. Beim Eingang ist das die Stelle, die die Nachricht verfasst hat, zum Beispiel „EAL Nord“. Das ist oft die Gegenstelle, aber nicht immer: Gibt der Funker im ELW eine Meldung des Abschnittsleiters durch, ist der Abschnittsleiter der Absender. Bleibt das Feld leer, trägt das System den Rufnamen der Gegenstelle ein.
Absender: Zeichen, Funktion: Dein Handzeichen und deine Funktion, vorausgefüllt. Beim Eingang nur eintragen, wenn die Gegenstelle es durchgegeben hat, zum Beispiel „Wehrleiter“.

Sichter

Quittung: Uhrzeit und Handzeichen des Sichters, wird beim Quittieren gesetzt.
Leiter, S1 bis S6: Wer die Nachricht bekommt. Ein Kreuz heißt: Diese Stelle hat ein Blatt oder eine Kopie erhalten.
Vermerke: Hinweise des Sichters und aller Bearbeiter, jeweils mit Uhrzeit und Name.

Vorrangstufen

Stufe	Wann	Was passiert
Einfach	Normalfall, alles, was nicht eilt.	Abarbeitung in der Reihenfolge des Eingangs.
Sofort	Dringend. Jede Verzögerung hätte Nachteile.	Wird vor allen Einfach-Nachrichten bearbeitet. Orangefarbene Markierung, zwei Töne.
Blitz	Nur bei Gefahr für Leben oder erheblichen Schäden, die keine Sekunde warten können.	Kommt vor allem anderen und unterbricht laufenden Verkehr. Rote Markierung, Warnton. Beim Absenden fragt das System nach.

Postfächer sind immer so sortiert: Blitz, dann Sofort, dann Einfach. Innerhalb einer Stufe steht die älteste Nachricht oben.

Leiter Stab, S1 bis S6, Fachberater

Du bekommst Nachrichten in dein Postfach. Die Farbe links am Eintrag zeigt, welches Blatt du hast:

Blatt 1 (weiß): Du bist federführend und bearbeitest die Sache.
Blatt 2 (grün): Du bekommst sie zur Kenntnis oder arbeitest mit. Beim eigenen Ausgang ist Grün die Quittung, dass die Nachricht raus ist.
Blatt 3 (rot): bekommt nur S2 für die Lagedarstellung.
Kopie zur Kenntnis: Der Sichter wollte dich bei einem Ausgang informieren.

So arbeitest du eine Nachricht ab:

Eintrag antippen. Ab dann steht im Protokoll, dass du sie gelesen hast.
Erledigen, was zu tun ist. Wenn du etwas festhalten willst, schreib es in „Vermerk zur Erledigung“.
Auf „Blatt … erledigt“ klicken. Die Nachricht wandert in „Erledigt“.
Muss jemand antworten oder etwas veranlasst werden, nimm „Antwort / Folgenachricht“. Der Bezug wird automatisch eingetragen.

Eine eigene Nachricht schreibst du unter Neue Nachricht. Soll sie raus aus dem Stab (Einsatzabschnitt, Leitstelle, Presse, Landkreis), ist es ein Ausgang. Soll sie nur jemand im Stab bekommen, setz den Haken bei Gesprächsnotiz: stabsintern. Beides geht immer erst zum Sichter.

Unter Postausgang siehst du, wo deine Nachrichten gerade sind: beim Sichter, bei der Fernmeldestelle oder befördert.

Sichter

Jede Nachricht läuft über dich. Neue Nachrichten stehen unter Zur Sichtung, Blitz oben, dann Sofort, dann Einfach. Innerhalb einer Stufe kommt die älteste zuerst.

Eingang und Gesprächsnotiz

Nachricht öffnen und lesen.
In der Tabelle bei genau einer Stelle „federführend“ wählen. Die bekommt Blatt 1 (weiß) und muss sich kümmern.
Bei allen, die es wissen müssen, „zur Kenntnis“ ankreuzen. Die bekommen Blatt 2 (grün).
Bei Bedarf einen Vermerk schreiben, zum Beispiel „Sofort Lagevortrag“.
„Quittieren und verteilen“. Uhrzeit und dein Handzeichen werden als Quittung eingetragen. Blatt 3 (rot) geht automatisch an S2, Blatt 4 (gelb) in die Ablage.

Ausgang

Prüfen, ob die Nachricht so raus kann: Empfänger klar, Inhalt verständlich, Vorrangstufe passend.
Wer im Stab zusätzlich Bescheid wissen soll, bei „zur Kenntnis“ ankreuzen. Die Stellen bekommen eine Kopie.
„Quittieren und an Fernmeldestelle“. Rot geht an S2, Gelb in die Ablage, Weiß bleibt beim Verfasser.

Passt etwas nicht, schreib einen Vermerk und sprich den Verfasser an. Ändern lässt sich eine abgeschickte Nachricht nicht.

Fernmeldestelle / IuK

Eingang aufnehmen (Funk, Telefon, Fax, DFÜ, Melder): Nachricht aufnehmen öffnen, oben „Eingang“ wählen.

Übermittlungsweg ankreuzen, also wie die Nachricht reinkam.
Rufname der Gegenstelle eintragen, zum Beispiel „Florian Salzland 3/10-1“. Spruchkopf nur, wenn einer gesprochen wurde.
Vorrangstufe so übernehmen, wie sie durchgegeben wurde. Kam nichts, bleibt es bei Einfach.
Empfänger, Text und Absender so aufschreiben, wie sie durchgegeben wurden. Nichts umformulieren.
Absenden. Aufnahmevermerk mit Datum, Zeit und deinem Hdz. und die Nachweisungsnummer setzt das System selbst.

Ausgang befördern: Gesichtete Ausgänge stehen unter Zu befördern.

Öffnen und „Annahmevermerk setzen“, sobald du dich darum kümmerst.
Nachricht übermitteln.
Den tatsächlich genutzten Weg ankreuzen, Rufname und Spruchkopf eintragen.
„Befördert“ klicken. Der Verfasser bekommt Blatt 2 (grün) als Ausgangsquittung.

Unter Nachweisung (alle) siehst du jede Nachricht mit Nummer und Status.

Technische Einsatzleitung / Admin

In der Verwaltung einen Einsatz anlegen. Name reicht, der Ort ist freiwillig.
Sitzungscode und Passwort notieren oder das Zugangsblatt drucken und an den Stab geben. Das Passwort ist nur direkt nach dem Anlegen sichtbar. Geht es verloren: „Passwort neu erzeugen“.
In der Übersicht siehst du live, was beim Sichter und bei der Fm-Stelle liegt, wie viele Blätter je Funktion offen sind und wer angemeldet ist. Die Seite aktualisiert sich alle 5 Sekunden.
Je Nachricht gibt es „PDF“ (ausgefüllter Vordruck) und „4-fach“ (alle vier Blätter in Farbe).
Zum Einsatzende: „Einsatzbericht als PDF“ ziehen, dann mit ENDE den Einsatz beenden. Danach sind keine Anmeldungen und Änderungen mehr möglich.
Löschen erst, wenn der Bericht gesichert ist und eure Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.

Gut zu wissen

Abgeschickte Nachrichten lassen sich nicht ändern. Das ist Absicht, damit die Dokumentation stimmt. Ergänzungen und Korrekturen als Vermerk oder Folgenachricht.
Der grüne Hinweis „Inhalt unverändert seit Absenden“ in der Nachricht bestätigt, dass der Text noch genau so ist, wie er abgeschickt wurde.
Neue Nachrichten melden sich mit Ton und einem Hinweisfenster oben rechts. Der Knopf „Ton an“ schaltet den Ton ab, falls nötig.
Zwischen Ansichten wechseln ist kein Problem: Ein angefangener Entwurf bleibt erhalten, bis du ihn abschickst oder verwirfst.
„Darstellung“ schaltet zwischen hell und dunkel um.
Nach 4 Stunden ohne Aktivität wirst du automatisch abgemeldet.
Wichtige Absprachen am Tisch trotzdem als Gesprächsnotiz festhalten. Was nicht im System steht, steht später auch nicht im Bericht.